Recepcja słusznie uważana jest za przestrzeń o szczególnie dużym znaczeniu. Jest miejscem, w którym dochodzi do pierwszego kontaktu z klientem, a przecież nie od dziś wiadomo, że to właśnie pierwsze wrażenie bywa niejednokrotnie kluczem do sukcesu.

Już choćby dlatego błędne jest myślenie o projekcie recepcji postrzeganym jako swego rodzaju dodatek do aranżacji biura. Mamy do czynienia z procesem zdecydowanie bardziej złożonym, wskazane jest zatem poświecenie mu znacznie większej uwagi. Na pierwszy plan wydaje się wysuwać jej lokalizacja, okazuje się bowiem, że duże znaczenie ma sposób ustawienia recepcji tak względem drzwi wejściowych, jak i ciągów komunikacyjnych. Co ważne, duże znaczenie ma nie tylko sam dystans, ale również dostęp, który powinien być jak najmniej skomplikowany.

Oczywiście, planując wystrój recepcji nie powinniśmy zapominać także o tym, że musi być ona widoczna. Warto więc zainwestować choćby w wyraźny i możliwie jak najbardziej czytelny logotyp, który będzie widoczny już od progu. To właśnie identyfikacja przestrzeni recepcyjnej wysuwa jednoznaczny komunikat czytelny bez względu na to, jaki jest poziom znajomości specyfiki samej firmy. Logotyp jest w tym wypadku postrzegany przede wszystkim jako swego rodzaju punkt orientacyjny.

Odpowiednia lokalizacja i widoczność recepcji to jednak nie jedyne wyzwania przed którymi stajemy. Nie mniej istotna wydaje się aranżacja jej przestrzeni, a w tym przypadku do głosu niejednokrotnie dochodzą warunki lokalowe. Często recepcja składa się zatem jedynie z lady, choć nawet w takim przypadku nie można mówić o ograniczeniu. Stanowisko recepcyjne bardzo często jest definiowane jako punkt, w którym odbywa się wymiana informacji i właśnie ta jego funkcja powinna być w pierwszej kolejności brana pod uwagę przez projektanta.

Oczywiście, lada nie jest jedynym rozwiązaniem, jakie można zastosować, alternatywą dla niej bywa więc często biurko z krzesłami. Jeśli wizyta musi wiązać się z koniecznością rejestracji, dobrym pomysłem wydaje się przygotowanie miejsc siedzących z myślą o interesantach. Właśnie takie rozwiązanie jest też najbardziej skuteczne, gdy każdy gość musi być traktowany indywidualnie. Lady z kolei lepiej sprawdzają się tam, gdzie w cenie jest anonimowość.