Hot desking jest jednym z tych systemów biurowych, które większość ludzi albo kocha albo nienawidzi. Nie ma tendencji, aby być dużo środka z tym jednym, ale na pewno jest to bardzo pozytywny i udany system dla wielu firm, zwłaszcza dużych firm, które chcą zachęcić do komunikacji i współpracy wśród swoich pracowników.

Największym problemem związanym z hot deskingiem jest to, że nie masz własnego biurka lub krzesła, do którego mógłbyś się udać po wejściu do biura rano. Może to stanowić problem dla niektórych pracowników, którzy lubią bezpieczeństwo i przewidywalność wynikające z tego, że wiedzą, gdzie będą siedzieć, jednak, gdy system jest wdrożony i każdy miał szansę poznać go prawidłowo, ten niepokój ma tendencję do zniknięcia.

Innym poważnym problemem jest możliwość podwójnej rezerwacji określonego obszaru.

Oczywiście hot desking oznacza, że możesz wybrać dowolne miejsce w biurze, a Twoja decyzja jest podyktowana pracą, którą musisz wykonać danego dnia oraz tym, z kim musisz współpracować lub zadawać pytania. W rezultacie może się okazać, że dwóch lub więcej pracowników musi lub chce siedzieć w tym samym miejscu. W najgorszych przypadkach może to powodować starcia, ale w najlepszym - frustrację i stratę czasu.

Może się również okazać, że jako a Jako menedżer musisz omówić jakąś kwestię z pracownikiem, ale ponieważ nie ma on zwykłego krzesła biurowego, które mógłby nazwać swoim własnym, nie wiesz, gdzie go znaleźć.

Odpowiedź? System rezerwacji.

Co to jest System Rezerwacji Hot Desking?

System rezerwacji zapewnia, że można znaleźć poszczególnych pracowników w dowolnym czasie, a także można zapewnić, że że miejsca, na które jest zapotrzebowanie miejsca nie są podwójnie zarezerwowanepowodując straty czasu w godzinach porannych.

Może to być albo poprzez papierowy dziennik, albo można zdecydować się na arkusz kalkulacyjny lub specjalny pakiet oprogramowania do rezerwacji hot desking. To naprawdę zależy od wielkości firmy, budżetu i wymagań.

Na przykład, mała firma prawdopodobnie nie skorzysta z gorących ławek, ale duża firma już tak. Oznacza to, że pracownicy mogą się przemieszczać, współpracować z kolegami, z którymi nigdy tak naprawdę nie mieliby okazji porozmawiać, a to zwiększa wysiłki związane z pracą zespołową i wzmacnia relacje w pracy. To przemieszczanie się powoduje problem z lokalizacją pracowników i zapewnieniem, że nikt nie wypada przez pragnienie tej samej przestrzeni, ale system rezerwacji rozwiązuje to.

W tym przypadku, jest to umowa typu "kto pierwszy ten lepszy". Pierwsza osoba, która tam dotrze i wpisze się na to biurko, może tam siedzieć przez cały dzień lub kilka godzin, w zależności od potrzeb. Ponadto, kierownik może sprawdzić system i znaleźć osobę, której szuka z łatwością, co pozwala zaoszczędzić czas i stres.

Podczas gdy hot desking ma na celu poprawę komunikacji i współpracy, chodzi również o poprawę produktywności i zapewnienie, że miejsce pracy jest innowacyjne i myślące przyszłościowo. Skupiając się na rozwiązywaniu drobnych problemów, które mogą pojawić się w tego typu systemie biurowym, będziesz w stanie uspokoić wody w okresie przejściowym, a także będziesz w stanie uniknąć wszelkich problemów, które pojawią się w ciągu tygodnia pracy.

Oczywiście, ważne jest, abyś przedyskutował pomysł hot desking z pracownikami przed podjęciem decyzji o jego wprowadzeniu. Podczas gdy jest to z pewnością jest to z pewnością bardzo skuteczny i produktywny system projektowania biura, ale jest to również taki, który ma tendencję do negatywnej reputacji dołączonej do niego. Jeśli po prostu wskoczyć i powiedzieć swoim pracownikom, że nie mają już biurko do domu, może znaleźć zmartwień wchodzących do przestrzeni iw rezultacie, morale spadnie. Jeśli jednak będziesz informować wszystkich o tym fakcie i wcześniej pytać o opinie i pomysły, przejście będzie płynniejsze, a morale nie ucierpi w wyniku tego.